Probudil jsem se na Marsu, jel autem co mělo dvě kola, a padal z letadla bez padáku, ale co mě vždycky bez problémů dostane, jsou příběhy ze Správy. O efektivitě a výkonech zaměstnanců má přehled (nebo alespoň představu) pravděpodobně každý, co s tímto ouřadem kdy přišel do styku, nicméně nelze bagatelizovat a vezmeme to hezky ze široka.
ČSSZ patří pod ministerstvo sociálních věcí a zabývá se agendou výplaty důchodů a nemocenského. A všech souvisejících administrativních úkonů. Ministerstvo má nějakou dlouhodobou koncepci, nicméně (ne vždy jen) drobnosti se mění podle aktuálního personálního obsazení ministerstva a především barvě poslanecké sněmovny. Mezi činnosti ministerstva patří návrhy úprav zákonů souvisejících s danými agendami, což jej, vzhledem k jeho celkovému rozpočtu, dělá zajímavým terčem předvolebních slibů a vůbec různých úsporných balíčků. Výdaje ČSSZ jsou mandatorní, tedy nelze je ovlivnit bez úprav patřičných zákonů, a těch probíhá klidně i několik ročně.
Výsledkem například je, že se na nemocenském pojištění vybírá každoročně více, ale vyplácí stále méně. Například v roce 2008 bylo vybráno o téměř polovinu více než vyplaceno (výroční zpráva z minulého roku ještě není zveřejněna – začátek září 2010). Celkový rozpočet je však každoročně vyrovnaný (plus mínus pár set milionů) až je podezřelé, jak to takhle kluci ministerští umí hezky pár let dopředu spočítat.
Hlavním problémem je efektivita celého aparátu. U veřejnosti se lze setkat se zajímavým fenoménem „jó, ty děláš ve státní sféře, tak toho se drž“. Všeobecně většina úřadů vyžaduje sto procent čtení návodů a, pokud možno, nula procent mozku. Na úřadech tak sedí slepice, které dělají svou práci, nicméně, narazí-li na problém, nejsou schopny jej vyřešit, a taky jej řešit nebudou. Jednoduše to nejde, pošlete si žádost, a vůbec, špíno neotravuj.
Na zaměstnaneckou politiku (výplata mezd a prémií) je určen finanční fond, jehož rozdělování je plně v kompetenci nadřízených složek (ministerstvo dělí na kraje, kraje na okresy, ředitelé na oddělení, šéfové na vedoucí a vedoucí na zaměstnance). Základní složka platu je určena tabulkami, na základě odbouchaných let a vzdělání, doplňková pak dle plného uvážení nadřízeného. V praxi ruka ruku myje, takže se lze bez problémů setkat s lidmi, kteří sedí v jedné kanceláři, dělají stejnou práci s řádově stejným výkonem a ten protekční dostává řádově dvojnásobek. O tom se ale nemluví, aby oddělení příští měsíc, kvůli problémům, nedostalo míň.
Už samotná zaměstnanecká koncepce je naprosto antiutopistická. Narozdíl od soukromé sféry, kde je tlak na maximální výkon při co nejnižších nákladech (tedy co možná nejméně lidech), zde se setkáváme s opačným systémem. Výkony se nijak nezefektivňují, pokud se nestíhá, prostě se najme další síla. Zákony sice určují počty pracovníků spadající pod ministerstvo, jsou ale irelevantní – lze je jednoduše obejít například vytvářením brigádních míst a stáží, což nicméně dále zvyšuje náklady (lidé odchází dříve, než se dokáží vůbec zaškolit).
Zajímavá situace například vznikla v Praze. Vzhledem k tabulkovým platům se z úřadu stal takový odrazový můstek pro absolventy. Dostanou mnohem více peněz než na ÚP, nulová zodpovědnost, prakticky nulová pracovní zátěž. Nekoncepčnost řešení (spolu se zaváděním nového způsobu výplat) začátkem tohoto roku přerostla do takové úrovně, že byly dávky vypláceny s několikaměsíčním zpožděním a jezdili sem vypomáhat pracovníci z celé republiky (což logicky zase brzdí jejich vlastní práci). Může se zdát, že lze odměny řešit na základě výkonu, nicméně není tomu tak. Jeden problémový případ vydá mnohdy za padesát bezproblémových a pár telefonátů či klientova osobní návštěva dokáže s libovolným plánem řádně zamávat.
Setkal jsem se i s jedním extrémem – dotyčná je v kolektivu oblíbená a i s klienty vychází bez sebemenších problémů. Pak na ústředí přišla stížnost od klienta, který, na základě kombinace chyb účetní jeho firmy sídlící v jiném okrese a doktora, dostane dávky se zpožděním. To ale klienta nezajímá, jelikož za výplatu je zodpovědná právě dotyčná a celou kampaň vede k nutnosti jejího postihu. A i přestože vedoucí a případně i vedení problém prošetří, punc problémů zůstává. Jedinou možností je tak skutečně spamovat vedení úřadů o postupech jednotlivých pracovníků. Pokud byl dotyčný příjemný, snažil se pomoci, pošlete kladnou reakci. Naopak, pokud se vás snažil odbýt, poskytl nepřesné údaje, projevil neschopnost nebo se choval jinak nevhodně, stěžujte si. Stačí i elektronicky, ale nikdy anonymně (takové podněty se ignorují).
Z pozorování lze usoudit, že ano, jde o teplá místečka, kde se nenadřete, na druhou stranu nemůžete čekat zázraky na výplatní pásce. Celkovou výkonnost lze zajistit především cílenou automatizací. Pro pár oddělení jsem vytvořil několik jednoúčelových aplikací v excelu. Jde o jednoduché propočty založené pouze na pár podmínkách (žádná makra), díky čemuž se řešení konkrétních problémů smrsklo na řádově desetinu času. Už jen fakt, že osoby pracující s danou agendou nejsou schopny vůbec analyzovat strukturu a problémy vlastní práce, a alespoň částečně ji zoptimalizovat, je pro mne zarážející. Ještě horší mi ale přijde, že nejsou schopny iniciovat žádné změny – takto jsem se to naučila, tak to tak budeme prostě dělat (jedinou výjimkou jsou neustálé stížnosti na to, jak je té práce moc a jak se nestíhá). Například jedna z mých aplikací řešila kompletnost plateb firem za sociální pojištění. V praxi to vypadá tak, že z jedné aplikace je třeba přepsat požadované platby na základě výše platů, z druhé pak převody na účet úřadu od dané společnosti. Slepice vezme kalkulačku, po třech pokusech, kdy udělá překlep a místo smazání aktuální hodnoty zruší výpočet a jede od začátku, dojde k nějaké částce a tu porovná se součtem příchozích plateb. Výsledek do systému zavede. Zkušenější slepice celý výpočet provede pro jistotu dva až třikrát, protože kdyby se sekla a vystavila penále za dluh, který neexistuje, dostala by … no vlastně by si jen přidala práci, jelikož jí nic nehrozí. Technicky založená slepice součet provede v excelu, kde může jednak zpětně dohledat problém a jeho opravou získat okamžitý výsledek. Jednoduché makro by přitom zvládlo i vystavit případnou žádost o platbu penále s konkrétními hodnotami a žádostí o kontrolu údajů s upozorněním na nutnost okamžitého řešení konfliktních údajů, a automaticky vytisknout. Analýzu daného problému uzavírám s tím, že by stačil modul pro spojení systémů dané agendy a výpisu účtu, který by čísla kontroloval a pouze vyjížděl reporty, s vhodným zařízením i rovnou obálkoval.
Bohužel v roce 2008 byla více než třetina zaměstnanců nad 50 let a přiznejte si sami, jak se vaši rodičové domluví s počítačem, případně jaké byly jejich začátky. Pro většinu přeškolených uklízeček je vědomostním everestem vytvoření sumy dvou buněk v excelu. Nahoře se o počítačové negramotnosti ví a dokonce ji zkouší i nějak řešit. Bohužel však opět zcela bezvýsledně. Vznikla série školení zaměřených na zvýšení gramotnosti v běžných kancelářských nástrojích, práci s IS a samozřejmě s jednotlivými aplikacemi. Většina školení byla zakončena elektronickým testem, jeho vyhodnocení spadalo pod jednotlivé vedoucí. Vzhledem k týmové práci v každé kanceláři jsou však výsledky doslova průměrné. Slabé články se tak odhalit nepodařilo a ty silnější pro jistotu udělaly pár chyb, aby na svou „dokonalost“ neupozornily.
A tím se dostáváme k další kapitole, kterou je softwarové vybavení. Časté změny v zákonech vyžadují poměrně dost přizpůsobování jednotlivých agend, nicméně problém je, že na softwarovou výbavu se v minulosti vypisovala výběrová řízení, takže dnes, místo jednoho monstrózního IS (jak je to zvykem v soukromé sféře) je jich klidně i několik pro každé oddělení. Šílené nástroje s nestandardním ovládáním, v zastaralých prostředích a téměř bez možnosti automatizace mi napovídají, že je něco špatně. Sám osobně bych viděl řešení snad jen ve zřízení SW divize přímo pod ministerstvem informatiky (na co ho tam máme?), které by bylo odpovědné za vývoj jednotného informačního systému pro celou státní správu. Jednak by se tím zjednodušila celá agenda a propojení jednotlivých částí, ale také by se systém stal celkově transparentnějším a hlavně by se zpřehlednila komunikace mezi úřady.
Což je dalším problémem většiny z nich. Všechny údaje je třeba požadovat písemně, razítkovat a požadovat doručenky. V případě exekuce je například třeba zjistit majetkové poměry dlužníka a případně jeho partnerky, zajistit účty a zjistit jeho vztahy s jinými úřady. Takhle se obepíše většina státních institucí, všechny banky, a čeká na odpověď, která může trvat měsíce. Proč jen všechno nemít v jednom systému a pomocí ticketů nepožadovat poskytnutí informací? Problémem sice zůstávají bankovní úřady, nicméně i v jejich případě jde o relativně rutinní záležitost řešenou v řádech dní, navíc si nemyslím, že právě ty by se bránily tomuto propojení.
Na druhou stranu aplikace s tímto centralizovaným způsobem výměny informací začínají pomalu přicházet. Bohužel však díky jejich fragmentaci pouze pro jednotlivé agendy. Ovšem, zatímco kdysi bylo třeba o údaje z jiného okresu písemně žádat, interpretace centralizace údajů je zcela chybná. V době terminálních strojů a decentralizovaných systémů, které vyměňují data mezi sebou, stále vznikají centralizované systémy s přístupem pomocí klientských aplikací. Výsledek? V případě nové verze aplikace je třeba přeinstalovat všechny počítače v republice, výpadek na serverové farmě v Prahé znamená výpadek v celé republice. Řešení? Terminálový server v každé budově, synchronizace na pozadí. V případě práce s daty vlastní oblasti by byla data vždy aktuální a vždy dostupná, u cizích dat může docházet k pokusu o online přístup do jiných měst, případně noční aktualizaci dat k read only.
Jediné teoreticky schopné řešení nabídly datové schránky. Původně plánovaná náhrada dopisních zásilek se opět ukázala jako zcela nekoncepční. Měsíc po zahájení provozu se teprve začalo řešit školení pracovníků a nasazovalo softwarové vybavení. A jak to vlastně fungovalo dosud? V případě komunikace s klientem ouřada vyjede papíry, zaobálkuje a zaeviduje odeslání, a následně i případné přijetí. Pro hromadnou komunikaci existují další nástroje pro shromažďování dat a vystavení hromadné žádosti (například u zmíněných exekucí je asi rozumnější poslat jeden dopis týdně do každé banky se stovkou jmen a rodných čísel, místo stovek jednotlivě). A nyní? Člověk by předpokládal nějakou automatizaci či napojení přímo na jednotlivé systémy, například i jen formou virtuální tiskárny. Praxe je taková, že na úřadě vzniklo nové oddělení pro datovou komunikaci. Úředník vyjede doklady k odeslání, jde na toto oddělení, kde se doklady naskenují, odešlou cílové osobě a vytisknou protokoly k archivaci. Úspora papíru ani času se nekoná, pokud tedy dostáváte stále papírové upomínky a vaše datové schránky zejí prázdnotou, vězte, že je v tom lenost v kombinaci s idiotským návrhem celého řešení. V praxi se schránky používají pro instantní „zabezpečenou“ a „podepsanou“ komunikaci mezi jednotlivými úřady (banky, pojišťovny, exekutoři), což částečně zrychluje celý aparát. (Podle výroční zprávy z roku 2008 byly poštovní náklady přes půl miliardy, těším se na jejich predikované snížení.)
Další perlou je samotná diskrétnost úřadů. Všude jsou jen lidé, a ti jsou jednak zvědaví a druhak také sdílní. Pro řadového pracovníka tak není problém zjistit plat prakticky kohokoliv v republice, výši důchodů, poskytnutých dávek a nakonec i případných nemoci, kterými trpí. Opět, chybný návrh, nebo spíše požadavek na prostředí aplikací, umožňuje přístup pracovníků k datům nepotřebným k jejich práci. Na druhou stranu zákonem požadovaná přílišná diskrétnost znemožňuje řešení i drobných problémů po telefonu, jelikož u tohoto způsobu komunikace nelze ověřit identitu osoby. Pokud tedy například dojíždíte za prací do Západních Čech do pobočky firmy se sídlem na Severní Moravě, máte trvalé bydliště v Jižních Čechách a přitom kontaktní adresu na Jižní Moravě, vězte, že komunikace bude hodně veselá a raději si zřiďte datovou schránku i když jste soukromá osoba.
Můj závěr? Mzdové náklady tvoří necelé procento z celkových výdajů úřadu, tedy nemyslím, že by jakékoliv změny nějak výrazně ovlivnily její výši. Po vzoru soukromých organizací by ale měl být kladen na maximální efektivitu jednotlivých pracovníků, což však, vzhledem k nekompetentnosti lidí na vyšších postech nemusí zajímat. Tedy klasicky česky – proč do toho vrtat, když to funguje.
Pro oživení uvádím pár případů z praxe, abychom pochopili, kam například směřují peníze ministerstva, jehož rozpočet se, i vůči státnímu rozpočtu, každoročně zvyšuje (již překročil 40%):
1. Založíte firmu, zaměstnáte pár příbuzných, dáte jim papírově desetitisícové platy a následně odešlete na neschopenku. Stát pak platí desetitisícové nemocenské po dobu jednoho roku, vaše náklady, prakticky pouze zálohy na sociální a zdravotní po omezenou dobu (které však platit nemusíte). K akci potřebujete firmu, spřáteleného doktora a nervy.
Případ se skutečně stal, ve firmě bylo zaměstnáno široké příbuzenstvo, výplata dávek probíhala zcela regulérně do doby drobných problémů, které byly neřešitelné právě kvůli mizerné komunikaci mezi úřady. Než se dohodly, na dávkách bylo vyplaceno přes deset milionů korun, které jsou nyní neúspěšně zpětně vymáhány. Hlavní iniciátoři akce si rozebrali pokuty, podmínky a i pár let natvrdo.
2. Jako OSVČ jste ze zákona povinni platit zálohy na sociální pojištění a zaměstnancům zdravotní, samotní OSVČ mají zdravotní volitelně. Neplaťte nic. Pokud vám začnou chodit obálky, nechte je na poště. Byt přepište na manželku či děti. Nechte se vystěhovat, čímž se adresa trvalého bydliště změní na okresní úřad. Manželka se s vámi rozvede a požaduje vysoké alimenty. Nyní můžete po letech začít s úřady komunikovat. Jelikož nepodáváte přehledy, není možno zjistit výši způsobené škody, tedy nejste pachatelem trestného činu. Podejte přehledy zpětně (samozřejmě s minimálními hodnotami) a požádejte o prominutí penále vzhledem k sociálním poměrům – přece bydlíte v půjčeným rezavým favoritu, vyděláváte pár tisíc a o ty vás připraví bývalá manželka na výživném. Plaťte dle splátkového kalendáře těch pár stovek měsíčně.
Realita? Únik za několik desítek milionů, o kterém sice úřady věděly, ale díky pomalé komunikaci v kombinaci s vadnými zákony jemu nebyly schopny zabránit. Pohledávka je nyní nevymahatelná. Možným zamezením problémů by byl centralizovaný systém všech úřadů (tzv. big brother), který by sdružoval veškeré dostupné informace o osobě na jednom místě. Tedy v případě pokusu o převod majetku by bylo včas zjištěno, že osoba se některým úřadům vyhýbá a majetek mohl být zabaven. Mimochodem, osoba z příběhu bydlí s manželkou v „jejím“ domě, děti ve vlastních bytech a podnikatel má několik aut (psaných samozřejmě na ženu).
3. Mějte schopného daňového poradce, který má jednak přehled v praktických aplikacích zákonů a volitelně kontakty na lidi, kteří v tom umí chodit. Můžete si tak za pár hodin vychodit i několik set tisíc korun na nemocenské, a přitom klidně chodit do práce.
Děje se denně a stát s tím není schopen nic dělat (a jen tak nebude) mimo mlžení a mystifikací, pokud se nějakým případem začnou zabývat média. Několik posledních změn zákonů sice aplikaci backdooru značně ztížilo, nicméně stále nikoliv na nerealizovatelnou úroveň. Schválně neuvádím konkrétní detaily, v případě zájmu čtenářstva můžeme uspořádat školící seminář.
4. Plaťte na své zaměstnance sociální za minimální mzdu, stejné hodnoty udávejte v přehledech. Oficiální výplata je volitelná. Získáváte rozdíl na sociálním a zdravotním mezi minimální a vyplacenou mzdou. Taktéž se snažte přesvědčit zaměstnance o tom, že je pro ně pracovní neschopnost značně nevýhodná. Tedy pokud plánují delší dobu marodit, přijdou hlavně o prémie za loňský rok a samozřejmě i na dva další dopředu. Požadavky? Silné koule a schizofrenní informační systém, který bude schopen vést dvě zaměstnanecké agendy. Vhodné pro menší firmy a nejlépe sezónní práce.
Obrana? Prakticky neexistuje. Jako zaměstnanec máte možnost zkontrolovat údaje svého sociálního účtu (tedy základ pro výpočet důchodu) z výplatní pásky, případně ročního zápočtového listu vůči přehledům podávaným zaměstnavatelem přímo na ČSSZ. Přehledy se však podávají zpětně, takže můžete brečet nad firmou, která již neexistuje. Na druhou stranu, pokud jako zaměstnanec takový podvod odhalíte, v práci končíte a žádného doplatku se stejně nedočkáte. Firmu nicméně, pokud se podaří její úmysl prokázat, čeká klidně i několikamilionová pokuta, takže pokud máte koule, můžete si k důchodu přilepšit vydíráním.
(Zatím nikdo nehlasoval)